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FAQ / VOS QUESTIONS ET NOS REPONSES CONCERNANT LA PAIE

Foire Aux Questions

Pourquoi sous-traiter la paie de mes clients ?
Pourquoi externaliser la paie de mes salariés?

L’écosystème de la paie est en perpétuel mouvement, les paramètres qui en régissent les règles sont d’origines diverses, complexes et interagissent entres eux. Le calcul de la paie est une discipline à part entière qui nécessite des compétences métier spécifiques qu’il faut continuellement mettre à jour.
A moins d’être un spécialiste des règles de l’art comme Ecosys’Paye, l’entreprise ou l’expert-comptable a peu d’intérêt à investir sur ce sujet qui nécessite des moyens humains et techniques importants, à faible valeurs ajoutées, nécessitant d’être continuellement mis à jour, chronophage avec le risque de devoir en assumer les erreurs, les retards, les contrôles, etc.

Posez-vous les questions suivantes :

  • Quelles sont les lois et règlementations en paie qui me sont applicables et quelles sont les dernières évolutions ?​
  • Que se passe-t-il quand mon RRH ou mon Gestionnaire de Paye est en absence non-planifiée ?
  • Quel est le coût global de l’édition de ma paie en prenant en compte les investissements initiaux, les mises à jour matériels et logiciels, la formation du personnel ?​
  • Avez-vous vraiment le temps de valoriser votre marque employeur ?​

Paie en mode SaaS, On Premise, autonome, supervisée, déléguée ?

La gestion du processus paie fait appel à des compétences techniques spécifiques dont vous ne pouvez pas vous passer. Quelque soit le mode de gestion que vous choisissez, vos bulletins de paie ne seront conformes qu’avec la contribution de compétences métiers toujours à jour. Le paramétrage du logiciel de paie, la saisie des variables de paie, les interactions avec les organismes sociaux, la prise en compte des évolutions règlementaires et des accords spécifiques constituent autant de paramètres qu’il faut en permanence régler et interfacer entre eux. Les compétences humaines ont toutes leurs places dans l’écosystème de la paie, quelque soit la dose d’Intelligence Artificielle que vous y intégrez. Pour bien choisir le mode de gestion de votre processus paie posez vous la question suivante : « où intervient l’expert en paie indispensable à mon processus, quelles garanties me donne-t-il contre les risques et que se passe-t-il le jour ou il est défaillant ? ». La réponse à cette question vous permettra de choisir « la bonne carburation » de votre processus paie.

Formation en paie : pour quoi faire ?

Si vous produisez la paie en interne (DRH, RRH, Expert-Comptable, Gestionnaire de Paye), il y a nécessité d’acquérir et mettre régulièrement à jour les compétences métiers.
Si vous être responsable de la paie (DG, DRH, DAF, RRH, Expert-Comptable), la maîtrise des mécanismes qui régissent la paie vous permet d’être pro-actif sur un sujet particulièrement sensible d’autant que certaines Conventions Collectives sont particulièrement complexes et nécessitent une information / formation spécifique.

Pourquoi changer mon logiciel de paie ?

Un logiciel de paie se doit d’être facile d’utilisation (paramétrage, mise à jour), rapide (ergonomie, puissance de calcul), automatique (contrôles, éditions en 1 clic), connecté et connectable (logiciel de comptabilité, GTA, briques SIRH), sûre, stable, fiable et sécurisé. Si votre logiciel de paie ne répond pas à tous ces critères… il est temps d’en changer.

Bulletin de paie dématérialisé : pourquoi ?

La dématérialisation du bulletin de paie, dans la mesure où elle est réalisée en conformité avec la règlementation, permet de gagner du temps et de l’argent tout en améliorant la marque employeur de l’entreprise. La remise du bulletin de paie électronique, en phase avec les pratiques numériques de notre quotidien, permet de s’affranchir de l’édition papier du bulletin de paie, de sa mise sous enveloppe, de sa remise en main propre ou de son affranchissement pour un envoi postale. C’est à la fois économique, simple et rapide donc plus efficace qu’une remise en main propre ou par courrier.

Bulletin de paie dématérialisé : l'accord du salarié est-il obligatoire ?

Depuis 2009, l’employeur peut remettre au salarié une fiche de paie dématérialisée. Depuis le 1er janvier 2017 et la loi Travail, l’employeur n’a plus à solliciter l’accord du salarié mais il doit informer celui-ci au moins 1 mois avant la remise du 1er bulletin de paie électronique. Le salarié est libre de refuser la dématérialisation de son bulletin de paie. Il peut informer son employeur de son opposition par n’importe quel moyen. Dans ce cas, l’employeur doit prendre en compte le refus de son salarié le plus tôt possible, au plus tard trois mois après la notification.

Bulletin de paie dématérialisé : quelles sont les obligations de l'employeur ?

L’employeur doit garantir l’intégrité des données contenues dans le bulletin de paie. Le bulletin de paie doit être infalsifiable et remis dans des conditions qui empêchent toute modification ultérieure de son contenu. L’employeur doit se doter de moyens, de matériels et de logiciels sécurisés : signature électronique, horodatage et coffre-fort électronique pour chaque salarié (archivage pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, bulletin de paie accessible directement depuis le compte CPA du salarié (Compte Personnel d’Activité )).

Sous-traitance ou externalisation de la paie : règlement général sur la protection des données personnelles ?

ECOSYS’PAYE répond à la RGPD en mettant en place les process suivants :

  • Nomination en interne d’un Responsable de la Protection des Données.
  • Signature d’une « Convention Bilatérale de Traitement des Données » avec les donneurs d’ordres.
  • Rédaction de la charte « Politique Relative aux Données à Caractères Personnels des Clients / Contacts ».
  • Stockage et protection des données personnelles sur serveurs sécurisés.
  • Informations des personnes concernées sur leurs droits et l’utilisation de leurs données personnelles.
  • Contrôle et validation par écrit de la conformité RGPD des sous-traitants.